Leads opvolgen met een AI-agent
Een agent die elke aanvraag meteen leest, beoordeelt en bij de juiste verkoper zet. Met een conceptmail erbij. De verkoper beslist.
Een offerteaanvraag die op vrijdagmiddag binnenkomt, wordt vaak pas maandag gelezen. Tegen die tijd heeft de aanvrager ook twee andere bedrijven gemaild.
Een agent leest de aanvraag op het moment dat hij binnenkomt. Hij zoekt het bedrijf op, legt hem naast je criteria en zet hem bij de juiste persoon. De beslissing blijft bij de verkoper: de agent wijst niemand af.
Wat een agent hier doet
Aanvragen beoordelen en doorzetten
Wat binnenkomt
Een formulier op je site, een mail naar info@ of een offerteaanvraag.
Wat de agent doet
Leest de aanvraag, zoekt het bedrijf op, legt hem naast criteria die je vooraf vastlegt (werkgebied, soort klus, omvang) en geeft een score met twee regels uitleg.
Waar een mens beslist
De verkoper ziet score en reden en beslist. Lage scores gaan naar een aparte bak die iemand elke week doorkijkt.
Je CRM aanvullen
Wat binnenkomt
Een nieuw contact of bedrijf in HubSpot of Pipedrive met lege velden.
Wat de agent doet
Haalt KvK-nummer, adres en branchecode op uit de KVK API en vat de website van het bedrijf samen in twee regels.
Waar een mens beslist
Een steekproef. Wat de agent zelf afleidt, krijgt een label, zodat niemand het voor registerdata aanziet.
Follow-ups op het goede moment
Wat binnenkomt
Een offerte die geopend wordt, een tweede aanvraag, of een deal die al weken in dezelfde fase staat.
Wat de agent doet
Leest de laatste mails en de dealhistorie en schrijft een conceptmail die aansluit op waar het gesprek bleef.
Waar een mens beslist
De verkoper leest en verstuurt. De agent heeft geen verzendrechten.
Gesprekken voorbereiden en vastleggen
Wat binnenkomt
Een afspraak in de agenda, en na afloop je aantekeningen.
Wat de agent doet
Maakt vooraf een korte briefing: wie is het bedrijf, wat is er eerder besproken, welke offertes staan open. Achteraf zet hij afspraken en volgende stap in het CRM.
Waar een mens beslist
De verkoper corrigeert de samenvatting voordat die in het CRM komt.
Een eerste offerte
Wat binnenkomt
Een aanvraag en je prijslijst.
Wat de agent doet
Zet een conceptofferte klaar met de juiste regels uit de prijslijst.
Waar een mens beslist
Prijzen, kortingen en voorwaarden controleert altijd een mens.
Zo loopt een offerteaanvraag
Een voorbeeld bij een installatiebedrijf met een aanvraagformulier op de site. Met n8n om de stappen te koppelen, de KVK API, een taalmodel via een zakelijke API en Pipedrive.
- 1
Iemand vult het formulier in: soort klus, postcode, bedrijfsnaam en een omschrijving.
- 2
n8n maakt direct een persoon en een deal aan in Pipedrive.
- 3
Staat er een bedrijfsnaam bij, dan haalt n8n de gegevens op bij de KVK.
- 4
De agent legt de aanvraag naast je criteria en geeft terug: past, twijfel of past niet. Met twee regels uitleg en hooguit twee vragen die nog ontbreken.
- 5
De aanvrager krijgt binnen een paar minuten een vaste ontvangstbevestiging, eventueel met die twee vragen. De agent zegt niets toe.
- 6
Past de aanvraag, dan krijgt de planner een taak om vandaag te bellen en een melding in Teams. Twijfel gaat naar de eigenaar.
- 7
Hier beslist een mens
Wat niet past, blijft in een aparte fase staan. Op vrijdag kijkt iemand die lijst door. Niets wordt automatisch afgewezen.
- 8
Hier beslist een mens
Na het gesprek maakt de agent uit de aantekeningen een conceptofferte. De verkoper controleert de prijzen en verstuurt.
Wat je nodig hebt
- Criteria voor een goede aanvraag, op papier. Zonder criteria kan geen agent scoren.
- Een CRM dat bijgehouden wordt. Een agent bouwt voort op wat erin staat, ook als het niet klopt.
- Een verwerkersovereenkomst met elke partij in de keten: CRM, n8n of Make, en de aanbieder van het taalmodel.
- Een actuele prijslijst, als de agent offertes moet voorbereiden.
Wanneer je het niet doet
- Je krijgt een paar aanvragen per week. Die leest de eigenaar zelf, en dat is ook beter.
- Je verkoopt een paar grote deals per jaar. Daar is de relatie het product.
- Je wilt dat een agent zelf koud gaat mailen of bellen. Dat loopt in Nederland snel tegen de regels aan, zie hieronder.
- Je CRM doet het al. Pipedrive en HubSpot hebben ingebouwde AI voor mails en dealprioriteit. Zet die eerst aan en kijk wat er dan nog mist.
De regels
Dit is geen juridisch advies. Het is wat ik meeneem als ik zoiets inricht.
Koude mail mag vaak niet
Voor reclame per e-mail vraagt de ACM toestemming vooraf. De uitzondering is een bestaande klant, over vergelijkbare producten, met een afmeldlink. Voor mail aan algemene zakelijke adressen lopen de uitleggingen uiteen. Laat een jurist kijken voordat een agent koud gaat mailen.
Geen belrobots
Automatische belsystemen zijn verboden, ook zakelijk. Een agent kan een gesprek voorbereiden. Bellen doet een mens.
Zeg dat het AI is
Praat iemand rechtstreeks met een AI, in een chat of aan de telefoon, dan moet dat sinds 2 augustus 2026 gemeld worden (AI-verordening, artikel 50). Een conceptmail die je verkoper verstuurt, valt daar niet onder.
Scoren is profileren
Een contactpersoon bij een bedrijf is een persoon, dus leads scoren en gegevens over ze opzoeken valt onder de AVG. Leg vast waarom je het mag, meestal gerechtvaardigd belang, en laat de uiteindelijke beslissing bij een mens.
FAQ
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil met gewone sales-automatisering?
Gewone automatisering volgt vaste regels: formulier binnen, mail eruit. Een agent leest ook een vrij geschreven aanvraag en kiest dan wat er moet gebeuren. Veel van wat als agent verkocht wordt, is eerlijk gezegd een vaste flow met een taalmodel erin. Dat is vaak ook precies genoeg.
Beslist de agent welke leads we laten liggen?
Niet zoals ik het inricht. De agent geeft een score en een reden, de verkoper beslist. Wat laag scoort, bekijkt iemand toch nog elke week.
Mag een agent koude acquisitiemails sturen?
Voor reclame per mail vraagt de ACM in principe toestemming vooraf, met een uitzondering voor bestaande klanten. Voor zakelijke adressen verschillen de uitleggingen. Laat het juridisch toetsen voordat je het automatiseert.
Kan mijn CRM dit niet al zelf?
Deels. Pipedrive en HubSpot hebben eigen AI-functies voor mails en prioriteit. Een eigen agent heeft zin als je gegevens uit meerdere systemen wilt combineren, zoals je planning of voorraad, of als je eigen criteria wilt toepassen.
Welke systemen heb ik nodig?
Een CRM zoals HubSpot of Pipedrive, je mailbox in Microsoft 365 of Google Workspace, een koppeltool als n8n of Make, en een taalmodel via een zakelijke API. Voor Nederlandse bedrijfsgegevens de KVK API.
Waar blijven onze klantgegevens?
Bij de partijen die je koppelt. Sluit met elk een verwerkersovereenkomst en kies waar het kan voor opslag in de EU. n8n kun je ook zelf hosten, dan blijft de flow op je eigen server.
Ook over agents
Neem contact op
Plan een gesprek van 30 minuten. Je vertelt wat je wilt bouwen of verbeteren, en ik zeg wat ik zou doen.
Kies een dag
30 minuten · UTC
Kies een tijd
Liever mailen? jeroen@langegast.nl