Facturen verwerken met een AI-agent
Je boekhoudpakket leest facturen al uit. Een agent haalt ze uit je mailbox, controleert ze voordat er betaald wordt en volgt reacties op herinneringen op.
Moneybird, Exact en SnelStart lezen een factuur tegenwoordig zelf uit. Als iemand je een agent verkoopt die facturen herkent, betaal je dus voor iets wat je al hebt.
Het werk zit eromheen. Facturen die in vijf mailboxen binnenkomen of achter een downloadlink zitten. Een leverancier die ineens een ander rekeningnummer heeft. Een klant die op je herinnering antwoordt dat hij de factuur nooit kreeg. Daar kan een agent iets doen.
Wat een agent hier doet
Facturen uit de mailbox in je pakket
Wat binnenkomt
Mails met een pdf in je gedeelde inbox, of met alleen een link om de factuur te downloaden.
Wat de agent doet
Herkent of een mail een factuur, creditnota, herinnering of offerte is, haalt de pdf op en zet hem in het inkoopboek van je pakket.
Waar een mens beslist
Bij bekende leveranciers niets. Bij een onbekende afzender vraagt de agent of het echt een factuur is.
Controle voordat er betaald wordt
Wat binnenkomt
De uitgelezen factuur en de eerdere facturen van dezelfde leverancier.
Wat de agent doet
Markeert een gewijzigd IBAN, een dubbel factuurnummer, een bedrag dat sterk afwijkt of een btw-tarief dat niet klopt.
Waar een mens beslist
Elke markering. Bij een nieuw IBAN bel je de leverancier op een nummer dat je zelf opzoekt, niet het nummer op de factuur.
Reacties op herinneringen
Wat binnenkomt
Antwoorden van klanten op een herinnering, zoals 'nooit ontvangen' of 'we hebben een inkoopordernummer nodig'.
Wat de agent doet
Koppelt het antwoord aan de juiste factuur, zet de herinneringen voor die factuur op pauze en schrijft een conceptantwoord.
Waar een mens beslist
Een medewerker verstuurt. Over incasso beslist een mens.
Bonnen en vragen voor je boekhouder
Wat binnenkomt
Banktransacties zonder bon.
Wat de agent doet
Vraagt de collega die betaalde om de bon, stelt een grootboekrekening voor op basis van eerdere boekingen en zet aan het eind van de maand de open vragen op een lijst.
Waar een mens beslist
Je boekhouder bevestigt.
Documenten die geen factuur zijn
Wat binnenkomt
Contracten, brieven en werkbonnen die per mail of als scan binnenkomen.
Wat de agent doet
Leest het document, haalt de belangrijke gegevens eruit (partij, datum, looptijd, opzegtermijn) en zet het in je eigen mappenstructuur.
Waar een mens beslist
Een steekproef, en een melding als een opzegtermijn dichtbij komt.
Zo loopt een inkoopfactuur
Een voorbeeld bij een bedrijf dat Moneybird gebruikt en facturen ontvangt op een gedeeld adres in Microsoft 365. Met n8n om de stappen te koppelen en een taalmodel via een zakelijke API.
- 1
Een leverancier mailt naar facturen@.
- 2
n8n pakt de mail op. De agent bepaalt: factuur, creditnota, herinnering of iets anders.
- 3
Is het een herinnering van een leverancier, dan zoekt de agent de oorspronkelijke factuur op en meldt of die al betaald is. Er komt geen nieuwe boeking.
- 4
Is het een factuur, dan gaat de pdf naar het inkoopboek van Moneybird. Moneybird leest bedrag, btw, datum en leverancier zelf uit.
- 5
De agent vergelijkt de uitgelezen gegevens met eerdere facturen: hetzelfde IBAN, een nieuw factuurnummer, een gebruikelijk bedrag.
- 6
Klopt alles, dan staat de factuur klaar voor akkoord. Wijkt iets af, dan krijgt de verantwoordelijke een bericht in Teams met de reden in één zin.
- 7
Hier beslist een mens
Een medewerker keurt de betaling goed in de bank of in het pakket. De agent betaalt nooit zelf.
- 8
De originele pdf blijft in het pakket bewaard, zeven jaar lang, zoals de fiscale bewaarplicht vraagt.
Wat je nodig hebt
- Een boekhoudpakket met een API. Moneybird, Exact Online, SnelStart en Twinfield hebben er een.
- Eén vaste plek waar facturen binnenkomen.
- Een schone leverancierslijst met IBAN's en KvK-nummers. Anders heeft de controle niets om mee te vergelijken.
- Afspraken over wie een betaling goedkeurt, en tot welk bedrag.
Wanneer je het niet doet
- Je krijgt weinig facturen per maand. Dan volstaat wat je pakket al doet.
- Je leveranciers sturen al e-facturen via Peppol. Die zijn gestructureerd en hoeven niet uitgelezen te worden.
- Het gaat om betalen, de aangifte of de jaarafsluiting. Dat blijft bij jou en je boekhouder.
- Je wilt dat een agent beslist of een particuliere klant op rekening mag kopen. Dat valt onder de strengste regels van de AI-verordening.
De regels
Dit is geen juridisch advies. Het is wat ik meeneem als ik zoiets inricht.
Factuurfraude
Bij een veelgebruikte truc wijzigen oplichters alleen het IBAN op een echte factuur van een echte leverancier. Een flow die facturen sneller klaarzet voor betaling, maakt zo'n factuur ook sneller betaalbaar. Daarom controleert de agent elk IBAN en keurt een mens elke betaling goed.
Herinneringen: zakelijk is anders dan particulier
Een consument krijgt eerst een kosteloze aanmaning met veertien dagen de tijd, voordat je incassokosten mag rekenen. Zakelijk gelden andere regels. Laat de juridische tekst vast in je pakket staan. De agent past alleen de begeleidende toon aan.
Kredietbeoordeling is hoog-risico
Facturen verwerken en herinneringen sturen vallen niet onder de strenge regels van de AI-verordening. De kredietwaardigheid van particulieren beoordelen wel. Fraudedetectie is daarvan uitgezonderd.
Bedragen uit het pakket
Een taalmodel kan een bedrag verkeerd lezen of zelf invullen. Bedragen en btw komen daarom altijd uit het pakket of de e-factuur, niet uit wat het model zegt dat er staat.
FAQ
Veelgestelde vragen
Mijn pakket leest facturen al uit. Wat voegt een agent toe?
Het werk eromheen. Facturen uit je mailbox en achter downloadlinks halen, afwijkingen en gewijzigde rekeningnummers markeren, en reacties op herinneringen verwerken.
Betaalt de agent zelf facturen?
Nee. De agent zet klaar, een medewerker keurt de betaling goed.
Werkt het met Exact, Moneybird of SnelStart?
Ja, via hun API. Moneybird heeft een API met webhooks, Exact Online en SnelStart zijn ook te koppelen.
Mag een agent aanmaningen sturen?
Ja. Bij consumenten moet eerst een kosteloze aanmaning met veertien dagen termijn, voordat je incassokosten rekent. Die tekst staat vast in je pakket, de agent verandert hem niet.
Maakt e-facturatie dit overbodig?
Voor het uitlezen wel, want een e-factuur is al gestructureerd. Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven verplicht maken, maar dat is nog geen wet. De controle en de opvolging blijven werk.
Heb ik mijn boekhouder dan nog nodig?
Ja. Je boekhouder krijgt een schonere administratie aangeleverd. De aangifte en de jaarrekening blijven bij jou en je accountant.
Ook over agents
Neem contact op
Plan een gesprek van 30 minuten. Je vertelt wat je wilt bouwen of verbeteren, en ik zeg wat ik zou doen.
Kies een dag
30 minuten · UTC
Kies een tijd
Liever mailen? jeroen@langegast.nl